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卢绪文

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高效会议管理

发布日期:2014-12-29浏览:1335

  • 课程对象

    管理者、重要员工

    解决问题

    如何解决“会而不议,议而不决,决而不行”的会议困境?
    会议迟到现象普遍,除了惩罚没有其他办法,惩罚的效果不佳或不能实施,对迟到已感到无可奈何或默认
    与会人员参与程度低,需要发言的时候不能积极发言或发言质量低
    如何让会议更加高效,而非浪费时间的罪魁祸首?
    如何面对会议中的挑战者?
    会议主持人的管理技巧

    课程时长

    6 H

    课程大纲


    一、会议简介


    1、会议定义
    2、会议类别:
    内部会议:董事会、晨会、夕会、头脑风暴会、部门会议(如销售会议、人力资源会议)、年度(季度、月度)总结表彰大会
    涉外会议:新闻发布会、新产品发布会、招商说明会


    3、会议目的
    信息发布与搜集、解决问题、开发创意、激励士气、监督工作进展、协调矛盾。


    4、低效会议
    1)会议成本的计算
    会议时间成本计算、会议直接成本计算、会议间接成本计算
    2)低效会议的原因
    时间安排不恰当;
    地点安排不合适;
    开会对象选择不对;
    主持人影响力不够;
    参会者技能不够;
    会议的准备工作不足;
    开会目的和结果不明确、
    3)低效会议的具体表现
    会而不议,议而不决,决而不行,行而不果,果而不验,验而不纠,纠而不改。
    会议前
    欠缺目标、目标不明确、欠缺议程、与会人选不当(与会者太多或与会者太少)、会议时间不当、开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)、开会通知内容欠周详、会议地点不当、会议场地设备欠佳、与会者无准备而来、未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当、会议不能准时开始、会议太多,致使与会者一听说要开会,无不感觉厌烦、向来很少开会,致使每次会议议案堆积过多。
    会议中
    从事交谊活动、外界干扰、与会者发言离题、让没有必要留在会场的人员留在会场、犹豫不决、资料不充足,却贸然决策、少数人垄断会议、与会者不表明真正感受或意见、与会者之间争论、与会者与主持人争论、视听器材发生故障、会议超出预定时间、主持人未能总结会议成果。纪律涣散,士气低落;离题万里或漠不关心;节奏拖拉,时间冗长。
    会议后
    欠缺会议记录、不能对决议事项进行追踪、不能对会议成败得失进行检讨、未及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组、与会者对会议感到不满。
    实案分析:《我参加过的"低效会议"》


    5、高效会议的八大特征
    必要、及时、充分准备、与会人员合适、高效主持、按预定时间节奏进行、纪律良好、完成会议目标
    、只在必要时才召集开会、会议经过了充足准备、拟定和派发了会议议程、与会人员严格遵守会议时间、分工明确、一切按部就班、请了最合适的人参加会议、结束时形成会议评论和归纳、记录了决定、建议和负责人


    二、会议流程
    是否一定要开会、会议目标的设定、与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议场地的布置、会议议程的制定、会议通知的派发、开会前的最后审查、会议准备内容清单
    会议纪律
    会议标准化


    三、会议准备:时间、地点、人员、议题、议程、技术支持、会务(吃住行)、礼品


    四、会议主持
    谁来做主持人
    主持人的权责
    开场
    节奏
    慎说
    --不唱独角戏、以与会者接受的方式引导会议进程。
    倾听
    --眼到、心到、脑到。
    巧答
    --选择性回答、通过其他参与者回答、清晰地正面作答。
    善势
    --主流原则、目标原则、亲和原则、凝聚原则。
    五、会议决策
    保证要有足够的时间、尽量将各类方案穷举、客观评论分析各方案优劣、评估各方案成本和收益率、评估有无资料需补充、征求反对意见、主持人保持中立态度、对方案进行表决、确认方案并再加以修改完善、落实跟踪方案,确定实施负责人和所需各类资源会议决策方法、头脑风暴法、德尔菲法、易地思考法、思路转换法决策的结果、权威决策、少数服从多数、共识决策……一致通过
    六、会议干扰
    应对会议迟到
    应对唠叨型
    应对好战型
    应对扼杀型
    应对强势型
    应对干扰型
    七、会议纪要
    会议纪要与会议记录
    八、决议执行
    附:调研问题(越早提供越好)
    1、贵单位主要的会议有哪些,请简要介绍。
    2、贵单位在会议管理中存在的主要问题有哪些?
    3、本次参加培训的员工概况(部门、岗位、与会议管理有关的其他)?
    4、贵单位期望通过这次培训达到什么样的效果?

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